あなたのチームは活気に満ちている。プロジェクトは本格化し、チームは部門を超えて協力し合い、締め切りは間近に迫っている。
明確なプランがなければ、これらのタスクを管理することは不可能に思えるでしょう。そこでワークフローが活躍し、すべてのタスクを完了に導く構造化されたロードマップを提供します。
では、ワークフローとはどのような仕事なのか、そして生産性を高めるデジタルワークフローを実際に構築するにはどうすればいいのか。それを見てみよう！
ワークフローとは？
ワークフローは単なる見栄えの良いチェックリストだと思うかもしれませんが、現実は大きく異なります。
ワークフローは、特定のビジネスプロセスを達成するために実行されなければならない固定タスクの構造化された集合体です。通常、事前定義されたルール設定によって管理されます。
例を使って説明しよう。
ある会社で電気料金を支払うプロセスを考えてみよう。このビジネスワークフローには、次のようなステップが含まれるかもしれない：
- 請求書を受け取る
- 料金の確認
- 支払いの承認
- そして最後に、資金の払い出し
ビジネスでは、上記のようなワークフローを作成することで、効率を大幅に改善し（余分な電気料金を回避）、実用的なビジネスインサイトを得ることができる（エネルギーを節約できる場所を特定する）。
ワークフロー」という言葉は、1921年に鉄道工学の専門誌で初めて言及されたことにまで遡ることができる。
プロジェクト管理におけるワークフローの役割
先ほどの例では一般的なビジネスプロセスに焦点を当てたが、ワークフローの概念は次のような場合にも等しく適用される。 プロジェクト管理 .
結局のところ、平均的な企業は 11.総資源の4 半数以上のビジネスが定期的にプロジェクト予算を超過しているのは、この非効率性が原因である。
プロジェクト管理ワークフローの中でタスクの順序を明確にすることは、ビジネスのスーパーパワーとなる。ワークフローの各ステップを明確にすることで、以下のことが可能になる：
- 時間の節約
- 結果の向上
- チームメンバー間のコラボレーション強化
このような理由から プロジェクト管理ソフトを使っている人の71％が が推奨している。彼らの評価？プロジェクト管理ツールは、チームがワークフロー内でプロジェクトの正確なステータスを追跡し、より良い結果を達成するのに役立つ。
それでは、プロジェクト管理ツールを設計するためのステップ・バイ・ステップのガイドを見ていこう。 効率的プロジェクト管理ワークフロー を実現します。
9つのステップでワークフローを作成する##方法
効率的で 効果的なワークフロー ビジネスプロセスのほとんどをカバーできる効果的なワークフローは、とても簡単です！その方法を紹介しよう。
1.目標とタスクを特定する。
優れたワークフローは、達成すべきすべてのタスクを360度把握することなしには完成しない。
ワークフローを作成する前に、最初から最後まで明確に定義されたタスクと、焦点を絞った目標を持つ必要があります。このステップでは、順番に完了しなければならないタスクや並行して完了しなければならないタスク、次のステップに進む前に条件となるタスクに注意してください。
簡単な使用例を挙げよう。
旅費精算の承認ワークフローでは、まず請求書を提出した従業員やベンダーから経費データを収集します。次にマネージャーが確認し、承認されれば最終的に財務チームが処理します。
このようなタスク構造を理解していないと、ワークフローは解決するよりも多くの問題を引き起こすことになります。
2.ワークフローのオブジェクトを定義する
タスクは特定できたが、次のステップはプロジェクトの目標とゴールを定義することである。
明確な目標があることで、適切なタスクを選択するモチベーションが高まり、プロセス全体を通じて追跡が確実になります。最良のアプローチは、目標を設定し、それをチームメンバーに割り当てることができる、より小さな、実行可能な目標に分解することです。
例えば、営業チームの目標が平均取引サイズの拡大であれば、次のような測定可能なターゲットを設定することができます：
- 特定の金額以上の取引を閉じた（例：1顧客あたり年間5万ドル以上）
- より多くの製品やサービスを年間契約にバンドルする
この状態で、以下のようなツールを使用する。 ClickUp目標 は、大きな目標を小さな目標に分解するのに役立ちます。チームメンバーは進捗中、ClickUpでターゲットを更新することができます。 これにより、他のチームにも情報が提供され、プロジェクト目標との整合性が保たれます。
ClickUp Goalsは、明確なタイムライン、測定可能なターゲット、自動進捗管理で目標達成を支援します。
一番の魅力は？ ClickUpのプロジェクト管理とワークフローソフトウェア は、プロジェクトの進捗をリアルタイムで自動計算します。これにより、チームは進捗状況を明確に把握でき、タイムラインの管理に役立ちます。
3.プロセスを可視化
下準備が整ったところで、今度はワークフロー図を作成してプロセス全体を可視化しましょう。
なぜダイアグラムが役立つかを説明しよう：ワークフローがクリアされたことで、複雑なワークフローでもボトルネックの特定が容易になります。
このステップでは、ワークフロー管理ツールを使用します。 ドラッグ＆ドロップでワークフロー図を作成できる。 .ClickUpは、高度にカスタマイズ可能なツールやテンプレートを備えており、この分野で輝きを放っています。
世界中のプロジェクト管理者が使用しています。 クリックアップホワイトボード ブレーンストーミング・セッションを最大化するために。ホワイトボードは、プレゼンテーションにふさわしいダイアグラムを提供し、プロジェクト管理者が最初から最後まで進捗を確認し、プロジェクトの納期を早め、利害関係者を満足させるのに役立ちます。
クリックアップは、非同期アライメントをよりシンプルで効果的なものにしました。
オブジェクトと結果の概要と構造を示すフレームワークを構築することで、リモートチームは期待事項を理解し、流動的にステータスを更新することができます。
ホワイトボードを使ったブレインストーミングも簡単で、優先度の再編成も容易です。
バッツァ・ギルバート、アキュウェザー、プロダクトマネージャー
プロジェクト管理者がClickUpのホワイトボードを評価する理由は他にもあります。
ClickUp Whiteboardsでチームと協力し、ロードマップやワークフローを視覚的にマップする。
接続を描き、オブジェクトをリンクされ、ホワイトボード上で直接ロードマップやワークフローを作成できる機能により、チーム全員が（文字通り）同じページにいることが保証されます。
さらに、この機能はリアルタイムのコラボレーションを提供し、誰がボードをビューし、貢献しているかを確認できるため、重複や混乱を最小限に抑えることができます。
クライアントや外部の利害関係者からの承認が必要な時は、パブリックリンクを送信するだけで、閲覧権限を与えることができます。シンプルで効果的でしょう？
4.ボトルネックの特定
ワークフロー内の責任分担に移る前に、ステップバックして潜在的なプロセスのボトルネックを特定する。以下は、プロセスの非効率性を示す鍵である。
- 待ち時間の増加：ワークフローの待ち時間が想定範囲を超え始めたら、ボトルネックの明確な指標となります。長い待ち時間は、顧客満足度に影響を与え、プロジェクトの完了を遅らせる原因になります。
- アンバランスなスループット：ワークフローの各フェーズにおけるスループットを評価し、各ステージが処理できる仕事量と、実際に受け取っている仕事量を比較します。あるフェーズが常に処理能力を超える仕事を受け取っている場合、それはボトルネックの兆候であり、プロセス全体を減速させている可能性がある。
- 増大するバックログ：バックログの増大は、非効率の兆候である。特定のフェーズで仕事が山積みになっている場合、そのフェーズが処理しきれないほどのタスクを受け取っていることを意味し、生産性を停滞させる。
これらのメトリクスを追跡することで、ボトルネックの芽を早期に摘み、より効果的なワークフローを構築することができる。
5.タスクを適切な人に割り当てる
次に、ワークフローの各ステップの責任者を決定し、プロセス所有者を割り当てる。
前のワークフロー例で説明したように、あるタスクは自動的に進行中ですが、他のタスク は承認やレビューが必要です。
例えば、休暇管理ワークフローでは、従業員が休暇申請を開始し、マネージャーが承認または却下し、人事チームや財務チームはステータスをビューするだけでよいかもしれません。
そこで、自動化テンプレートがワークフローの簡素化に役立ちます。
ClickUp チームマネジメントプランテンプレート
ClickUp チームマネジメントプランテンプレート
テンプレート ClickUpチームマネージメントプランテンプレート は初心者に最適で、完全にカスタマイズできるため、数秒で始めることができます。カスタムステータス、カスタムフィールド、カスタムビューを提供することで、チームが効果的にプロジェクトを整理し、管理するのに役立ちます。
このテンプレートで実現できること：
- タスクのプランと管理
- 役割を明確に伝える
- 全員がプロジェクトの目標に沿うようにする
ClickUp RACIプランテンプレート
ClickUp RACIプランニングテンプレート
テンプレート ClickUp RACI（責任、アカウント、相談、情報提供）プランテンプレート は、役割と責任を明確にする必要があるチームに最適です。初心者にやさしいテンプレートです、 カスタマイズ可能な文書 タスクを明確に割り当てることで、ミスコミュニケーションを避けることができる。
RACIプランニングテンプレートは、プロジェクトにおける各自の役割を全員が理解できるようにします。これにより、コラボレーションとアカウントが強化され、複雑なプロジェクトの管理が容易になります。
6.フェーズとマイルストーンの設定
プロジェクトチームの連携とモチベーションの維持に苦労したことはありませんか？マイルストーンが解決策になります。
プロジェクトのマイルストーンは、プロジェクトを軌道に乗せ、メンバーやステークホルダーとの連携を保つのに役立ちます。何千ものプロジェクト管理チームが、ClickUpのガントチャートで小さな成功を祝っています。彼らがどのように活用しているか見てみましょう： クリックアップのガントチャートビュー を使えば、プロジェクト管理者はマーケティングキャンペーンやソフトウェア開発のアップデートなどのタスクを視覚的にプランニングし、監視することができます。
ClickUpのガントチャートで最も重要なタスクの進捗を可視化しましょう。
この視覚的な表現は、すべてのタスクが時間通りに完了することを保証するのに役立ちます。また、ガントチャートビューは、本番稼働日までの明確な道筋を示し、必要に応じて調整することで、プロジェクトを軌道に乗せることができます。
同様に、ソフトウェア開発プロジェクトの場合、ClickUpのガントチャートビューは、ベータリリースのような重要なマイルストーンに向けた進捗の追跡に役立ちます。
また、ベータ段階でのフィードバック実施に必要なタスクのスケジューリングやモニタリングも容易になります。
7.ワークフローの実装とテスト
ワークフローがどんなによく設計されているように見えても、その有効性は厳密なテストを通じてのみ検出できる（壊れないものは強くなる！）。
従って、新しいワークフローをデプロイする前に、それを使用する人々をこのテス トフェーズに参加させてください。
彼らのフィードバックは、ワークフローが円滑に機能するように欠陥を特定し、ワークフローを改良する鍵なのです。
ワークフローを完成させたら、次のように使います。 ClickUp自動化 を使用すると、これらのワークフローを自動で実行できます。カスタムルールを作成したり、ワークフローテンプレートのライブラリから選択して、繰り返しタスクを自動化することができます。
ClickUp Automationsでタスクやワークフローを効率的に自動化しましょう。
同様に、事前に定義した基準に基づいてタスクの優先度を更新したり、タスク完了時に通知を送信する自動化を設定できます。これらのトリガーベースの自動化により、すべてのアクティビティを常に最新の状態に保つことができます。
8.チームのトレーニング
最も効率的なワークフローでも、チームがボードに参加していなければ成功しません。
これが、トレーニングが不可欠な理由だ。トレーニングを行うことで、全員が新しいワークフローを理解し、快適に使用できるようになります。 ClickUp ドキュメント .
ClickUp Docsは、ロードマップ、wiki、ナレッジベースなど、あらゆるタイプのドキュメントに対応するように設計されています。ネストされたページを作成したり、幅広い範囲の便利なテンプレートを使って仕事をしたり、必要なドキュメントを正確にカスタマイズすることができます。
ClickUp Docsを使えば、チームメンバーにコメントを割り当てることができ、簡単にコラボレーションを行うことができます。
例えば、新しいビジネスプロセスを展開する際に、ワークフロー図、ワークフロー作成のステップ、タスクの明確な概要を含むトレーニング文書を作成できます。
ClickUp Docsでは、チームとリアルタイムでアイデアをコラボレーションすることができます。チームメンバーにコメントをタグ付けしたり、アクションアイテムを割り当てたり、さらにはテキストを追跡可能なタスクに変換することで、全員がプロセスを把握できるようになります。
💡 Pro Tip: ワークフロー作成プロセスを説明するトレーニングセッションを提供し、ワークフロー図をチームと共有します。チームは、将来的なクエリのために図を再確認することができます。
9.監視、レビュー、最適化
テストとトレーニングが成功したら、ワークフローをデプロイしましょう。
少人数のチームにリリースして、リアルタイムのパフォーマンスをモニターすることから始めましょう。結果に基づいて、組織全体に展開するか、必要な調整を行います。
ワークフローは動的なものであり、要件の変化に応じて既存のワークフローを作成または更新することができます。
このような更新を行うには、より実用的なビジネスインサイトがリアルタイムで必要です。そこで クリックアップダッシュボード が役立つ。
ClickUpダッシュボードでタスクに優先順位をつけ、進捗を追跡し、ワークフローを管理しましょう。
この機能により、ワークフローのパフォーマンスをリアルタイムで監視できます。データに素早くアクセスし、主要メトリクスを理解し、ワークフローのボトルネックを発見することができます。
さらに、ビジネスプロセスが進化するにつれて、ワークフローを更新し、管理できるようになります。 ダッシュボードの自動化 KPIのシフトやチームのニーズに合わせて、ダッシュボードを自動化できます。
ワークフロー作成のベストプラクティス
Netflixをスクロールしていて、どうしてこのアプリはお勧めの作品を正確に把握しているのだろうと不思議に思ったことはないだろうか？その秘密はワークフローにある。
インスタンス、 Netflixはワークフロー・オーケストレーターを利用している。 を使用して、膨大な数のデータと機械学習パイプラインを整理し、実行している。これにより、すべてのユーザーにパーソナライズされたレコメンデーションが保証される。
企業の大小に関わらず、効率性を重視するならワークフローの作成は必須だ。完璧に設定するには、以下のベストプラクティスに従ってください：
1.クリアされたコミュニケーションを優先する A ハーバードビジネススクール研究
によると、効果的なコミュニケーション戦略を持つ組織は、従業員のエンゲージメントが高く、生産性が向上している。
成功するコミュニケーションの構成要素をマスターするために、以下の鍵を考えてみよう。
| 構成要素 |
|---|
| 積極的な傾聴｜注意を払い、会話に参加する。 |
| クリアされた意見｜考えを明確に表現し、簡潔な情報をプロバイダーする。 |
| 非言語的な合図｜身振り手振りや表情を用いてコミュニケーションを図る。 |
| フィードバック｜建設的な批判をし、明確な説明を求める。 |
| エモーショナル・インテリジェンス：より良いコミュニケーションのために感情を認識し、管理する。 |
2.透明性とアカウンタビリティのメンテナー
プロジェクト管理の大部分は、期待を管理することである。優先度について全員が同じページを見ていれば、これは難なくできる。
そのため、目標、進捗、課題、要件に関する情報を共有するときは、透明性を保つこと。これがチームメンバー間の信頼関係を築く最も大きなきっかけとなる。
3.定期的なチェックインとアップデートを予定する
プロジェクトのチームメイトと定期的に接続し、チームメンバー間の信頼関係を確保する。
/を確保する。 https://clickup.com/ja/blog/67200/undefined/ 効果的なワークフロー管理プロセス /%href/
.定期的なチェックインにより、チームメンバーがどこで行き詰まったり、困難に直面したりしているかを特定することができます。
その結果、問題を即座に解決し、ワークフロー全体を成功に導くことができるのです。
4.ワークフローの可視化と管理に適切なツールを使う
ClickUp Docsがリアルタイムのコラボレーションをサポートすることを覚えていますか？また、ClickUpホワイトボードや クリックアップマインドマップ を使えば、チームとのコラボレーションがより円滑になります！
プロジェクトの開始段階で、チームと共同でブレインストーミングを行う。
ワークフロー図を簡単に作成する方法をお探しなら、この2つがリアルタイムでワークフローを作成し、コラボレーションするためのすべてのツールを提供します。
サインアップしたら、+ビューに移動し、ホワイトボードを選択して、ゼロから図のデザインを開始します。
ClickUp Whiteboardsを使用して、アイデアから実行への移行を簡素化します。
チームメンバーをコラボレーションに招待し、形を作成したり、タスクを接続したり、各ステップにラベルを貼ったりしながら、全員が貢献できるようにします。
フローチャート図の作成に追われている間にも、チームメンバーや上司はプロジェクトの進捗を知ることができ、コミュニケーションとパフォーマンスを効果的に向上させることができます。
ワークフローの例とテンプレート
ゼロから始める必要がないように、ClickUpはプロジェクト管理の膨大なリポジトリを提供しています。 ワークフローテンプレート ワークフローをデザインするためにカスタムすることができます。
ワークフローの例をいくつかご紹介します。
ワークフロー1：ソフトウェア開発プロジェクトの完了
- プロジェクトの開始: プロジェクトの目標、スコープ、タイムラインを定義する。
- タスク、リソース、依存関係を含む詳細なプロジェクトプランを作成する。
- 実行: チームメンバーにタスクを割り当て、進捗を追跡し、問題に対処する。
- モニタリングとコントロール： 定期的にプランに対するプロジェクトのパフォーマンスを監視し、必要に応じて調整を行う。
- プロジェクトを完了し、成果を評価し、得られた教訓を文書化する。
ワークフロー2：カスタマーの苦情を解決する
- 苦情受付： 顧客からの苦情を受け取り、記録する。
- 問題についての情報を収集し、その妥当性を評価する。
- 解決: 払い戻し、取り替え、または謝罪の提供のような苦情を、扱うための行動の適切なコースを、定めなさい
- コミュニケーション: 決断の顧客に知らせ、必要なフォローアップを提供しなさい
- 文書化：将来の参照のために苦情と解決策を記録する
どのようなワークフローであっても、ClickUpではテンプレートをご用意しています。
シンプルマインドマップワークフローテンプレート
ClickUpによるシンプルマインドマップテンプレート
ClickUpのシンプルなマインドマップワークフローテンプレート は、視覚的なマインドマップを通して、中心的な目標に関連するアイデアやタスクを探求したい初心者に最適です。
このテンプレートには、タスク管理のためのタスクモードと、クリエイティブな探求のためのブランクモードの2つのモードが用意されており、より良い作業に役立ちます：
- マインドマップのノードを実行可能なタスクに変換し、チームメンバーに割り当て、期限を設定します。
- 共同作業:あなたのマインドマップを開発し、洗練させるために他の人と仕事をする。
- カスタマイズ：異なる色、形、スタイルでマインドマップの外観をカスタマイズします。
グラフィックデザインワークフローテンプレート
ClickUpのグラフィックデザインワークフローテンプレートで、デザインプロセスと成果物を合理化しましょう。
ClickUpのグラフィックデザインワークフローテンプレート は、複数ステップのグラフィックデザインプロジェクトの管理に最適です。
このテンプレートは、25のカスタムステータス、5つのカスタムフィールド、ワークフロービューを備えており、納期を効率的に守ることができます。
- リストビュー： カスタマイズ可能なタスクリストを作成して、デザインワークフローを整理し、優先順位を付けます。
- エンベッドビュー:様々なオンラインツールやプラットフォームからのデザイン仕事をClickUpにシームレスに統合します。
- ガントチャートビュー: ダイナミックなガントチャートでプロジェクトのタイムラインを視覚化し、進捗追跡と期限管理を容易にします。
⚡️Template Archive:また、以下のようなものもあります。 ClickUpによるコンテンツ管理テンプレート そして ClickUp 販売注文ワークフローテンプレート ClickUpのテンプレートライブラリにあります。
ワークフローを作成するメリット
最後に、ワークフローがどのようにチームのパフォーマンスを向上させるのか、簡単にまとめてみましょう：
- 業務に対する洞察力の向上：ワークフローをマップすることで、ビジネスプロセスの概要が明確になり、より良い意思決定が可能になります。
- エラーの特定：ワークフローの洞察により、冗長なタスクを特定し、排除することができます。
- マイクロマネジメントの削減：クリアされたワークフローは、タスク、期限、責任の概要を示します。これは、より自律的な仕事環境を促進し、仕事の満足度を高め、経営者と従業員のリレーションシップを向上させます。
- コミュニケーションの向上透明性の高いワークフローはコミュニケーションを強化し、誤解を減らし、衝突を最小限に抑え、日々の業務を円滑に進める。これはチーム全員にとってWin-Winの関係です。
クリックアップで私の仕事に正しいフローを加えよう
ワークフローは、あらゆるサイズの組織に大きなメリットをもたらします。繰り返しのタスクを自動化し、プロセスを合理化し、コラボレーションを改善することで、ワークフローは効率を高め、エラーを減らし、全体的な生産性を向上させます。
ClickUpは、プロジェクト管理だけでなく、一元管理されたダッシュボードでインサイトやデータを調査する優れたモニタリング機能も備えています。また、様々な業界向けのテンプレートがあらかじめ用意されており、ワークフローを一歩リードすることができます。
まだ納得していない？ ClickUpで無料アカウントを作成する で無料アカウントを作成し、そのマジックを体験してください。